系統功能除了本身應有的報表外, 如何讓使用者在接到諮詢指令時, 在最短時間內獲得完整資訊, 與快速回應 , 顯得格外重要.
良玉商用整合系統也了解這個重要性.
在商品基本資料中的交易記錄頁籤中有 查詢交易記錄 以及 交易客戶廠商 快速回應功能
我們可以選擇單別後 進行查詢
對於查詢後的結果可以在單號的地方 雙擊滑鼠 進入關聯單據
查詢交易記錄
查詢交易記錄
交易客戶廠商
對於商品採購或新同類商品發售時的客戶通知或依據, 有一定的參考程度
交易客戶廠商
更可以對於查詢結果按滑鼠右鍵 匯出到 Excel 中
匯出到 Excel
系統備份的方法採一鍵式備份, 建議一段時間就可備份, 若網路版請確認所有人皆已離線.
備份的步驟在主系統畫面左方有一個備份的功能.(版本3.0.4.6)以後
資料備份
按下備份後會出現存成檔案對話盒, 檔案名稱建議直接輸入日期以方便備份檔的管理,備份採完整備份, 因此只需保留最後幾次的備份檔即可.
存成檔案
按下存檔後會顯示備份進度畫面如下
備份進度內容
結束後備份即告完成
系統功能除了本身應有的報表外, 如何讓使用者在接到諮詢指令時, 在最短時間內獲得完整資訊, 與快速回應 , 顯得格外重要.
良玉商用整合系統也了解這個重要性.
在廠商基本資料中的交易記錄頁籤中有 查詢交易記錄 以及 商品末次交易 快速回應功能
我們可以選擇單別後 進行查詢
對於查詢後的結果可以在單號的地方 雙擊滑鼠 進入關聯單據
廠商交易資料快速回應系統
查詢交易關聯
更可以對於查詢結果按滑鼠右鍵 匯出到 Excel 中
匯出到 Excel 中
有了該功能當廠商或採購人員能在第一時間對於採購價格與接單客戶的詢問能做最即時的商業情報以及交易判斷
系統功能除了本身應有的報表外, 如何讓使用者在接到諮詢指令時, 在最短時間內獲得完整資訊, 與快速回應 , 顯得格外重要.
良玉商用整合系統也了解這個重要性.
在客戶基本資料中的交易記錄頁籤中有 查詢交易記錄 以及 商品末次交易 快速回應功能
我們可以選擇單別後進行查詢 , 對於查詢後的結果可以在單號的地方雙擊滑鼠進入關聯單據
客戶交易資料快速回應系統
客戶交易資料快速關聯查詢
更可以對於查詢結果按滑鼠右鍵 匯出到 Excel 中
匯出到 Excel 中
有了此功能後, 能讓相關業務人員能在第一時間對於客戶的詢問或商業情報能做最快速的回應與資訊的取得.
一般我們在單據建檔時會如下圖直接下拉選取客戶資料或直接登打客戶編號
下拉選取客戶資料
但往往會因為客戶資料太多或一時忘記編號, 或者新進人員不熟悉客戶資料.
這時我們可在客戶代號欄位中直接雙擊滑鼠
直接雙擊滑鼠
系統將會秀出客戶資料查詢畫面
客戶資料查詢畫面
我們可依照客戶基本檔的名稱,簡稱,電話,地址,…等欄位作資料查詢, 選擇資料後按下確定(Y)
將客戶資料取回單據主畫面
單據主畫面
如此便可繼續以下作業.
功能新增版本: 3.0.4.4
部門資料當公司有多部門時可使用於所有資料, 以利分辨各分部的交易統計及資料管理
部門資料新增
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟一 | 按下新增按鈕或按F5鍵 |
| 步驟二 | 輸入代號及名稱 |
| 步驟三 | 按下儲存按鈕或F8鍵 |
| 重點欄位說明 | |
|---|---|
| 欄位 | 說明 |
| 部門代號 | 自行定義編號，如01、02、03等等 |
| 部門名稱 | 部門的名稱，如管理部, 業務一部,業務二部…..。 |
給予客戶購買優惠折扣金額可於此建檔
銷貨折讓單新增
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟一 | 按下新增按鈕或按F5鍵 |
| 步驟二 | 輸入日期 |
| 步驟三 | 選擇匯入單別及輸入來原單號 |
| 步驟四 | 輸入商品明細或調整數量 單價 |
| 步驟五 | 按下儲存按鈕或F8鍵 |
| 重點欄位說明 | |
|---|---|
| 欄位 | 說明 |
| 單據日期 | 預設為新增時的日期 |
| 單據編號 | 系統將自動產生 |
| 客戶代號 | 單據的客戶代號 |
| 取價條件 | 客戶建檔時所指定的取價依據, 在此可依當時該單的需求改變選項 |
| 匯入單 | 欲匯入的單別以及單據號碼 |
| 稅別 | 單據的計稅方式如外加、內含、免稅、零稅率 |
| 品號條碼 | 單據所包含的商品項目,可輸入商品編號、國際條碼、第二代碼 |
往往公司在月底時可能需將帳單或發票郵寄給客戶, 會計人員必須以手工騰寫信封標籤或帳單資料與回郵信封.
良玉商用整合管理系統的便利性在於協助人力的簡化與縮短作業流程
當遇到以上狀況時可依下列方式解決
進入客戶基本資料 進入資料輸出功能
客戶郵遞標籤與信封封的列印
進入畫面後如下, 會出現所有客戶資料, 但若我們只需印製部分客戶時那該如何處理呢?
客戶郵遞標籤
請按下條件篩選 會出現資料查詢畫面 , 我們可依條件及關鍵字搜尋資料, 資料過濾後若只針對部分資料再篩選可按下Ctrl鍵再以滑鼠選取 會如下成反白畫面,再按確定選出資料
資料查詢畫面
如下圖
查詢結果
顯示部分即是要印出的資料, 再按下列印標籤信封按鈕, 出現如上圖列印格式選擇
格式有 大宗郵件, 郵遞標籤 , 郵寄信封一, 郵寄信封二 , 回郵信封 等幾種
ps: 大宗郵件格式為郵局的格式, 可以不需重覆填寫郵政單位的大宗郵件單
大宗郵件
郵遞標籤
郵寄信封
回郵信封
當公司有多個分倉需分別管理庫存時使用
分倉資料新增
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟一 | 按下新增按鈕或按F5鍵 |
| 步驟二 | 輸入代號及名稱 |
| 步驟三 | 按下儲存按鈕或F8鍵 |
| 重點欄位說明 | |
|---|---|
| 欄位 | 說明 |
| 分倉代號 | 自行定義編號，如S01、S02、S03等等 |
| 分倉名稱 | 分倉的名稱，如總倉、高雄倉、台中倉、台南倉…..。 |
系統單據明細顯示的自訂化功能
可依個人需求選擇顯示的欄位(勾選), 欄寬, 顯示順序(拖曳的方式) 完成設定
系統單據明細顯示的自訂化功能
設定方法與步驟:
一. 設定還原: 按下設定還原後請關閉畫面重新進入該畫面(單據)
二. 選擇顯示或隱藏欄位: 針對表格欄寬及先後順序以滑鼠拖曳調整到個人喜好位置
三. 設定存檔: 按下設定還原後請關閉畫面重新進入該畫面(單據)
以後只要該電腦進入此單據登錄畫面後將會以此設定顯示, 若不喜歡或有問題時只要按下設定還原 
於交易單據明細備忘錄欄點選按鈕
於交易單據明細備忘錄欄點選按鈕
常用摘要資料欄秀出 如下圖:
直接編輯組別區輸入完成按向下鍵存檔 摘要區也是一樣的方式
請先輸入組別
常用摘要資料
選定要帶出的組別或摘要資料 以滑鼠雙擊帶到文字編輯區
編輯組別摘要區
再按取回按鈕帶回資料到交易單據明細內
帶回資料到交易單據明細內
中小企業因應商業模式的競爭, 往往在交易時貨品單價需要機動調整, 及時化的毛利分析顯得更為重要 .
良玉商用系統再次改版將該功能加上
銷貨單據毛利立即檢視
銷貨單據毛利立即檢視
要將毛利隱藏的方法請進入員工基本資料將成本權限鎖定, 該員工於下次登入時便無法看到單位成本及銷貨單據毛利預看
員工基本資料-成本權限鎖定
對於應收或應付帳款沖帳作業時, 往往會產生扣減或增加的扣抵項目所需使用到的項目資料維護功能
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟一 | 按下新增按鈕或按F5鍵 |
| 步驟二 | 輸入代號及名稱 |
| 步驟三 | 按下儲存按鈕或F8鍵 |
| 重點欄位說明 | |
|---|---|
| 欄位 | 說明 |
| 代號 | 自行定義編號，如01、02等等 |
| 名稱 | 付款時的加減項目名稱，如上架費,運費,代收費用等…..。 |
| 加減項 | +加項,-減項 |
| 自動帶出 | 付款時加減項目自動列出 |
| 比率 | 依當期付款沖帳金額以此比率計算該項加減金額 |
當所收取的票據尚未到期, 單因公司短期資金調度不足, 所需向金融單位以貼現融通的狀況時登錄此單據
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟一 | 按下新增按鈕或按F5鍵 |
| 步驟二 | 輸入貼現日期,貼現帳戶 |
| 步驟三 | 輸入撥入帳戶 |
| 步驟四 | 輸入貼現託收票據 |
| 步驟五 | 輸入撥入金額 |
| 步驟六 | 按下儲存按鈕或F8鍵 |
| 重點欄位說明 | |
|---|---|
| 欄位 | 說明 |
| 貼現日期 | 應收票據的貼現日期 |
| 貼現帳戶 | 託收票據所在銀行帳戶 |
| 撥入帳戶 | 貼現存入金額帳戶 |
| 撥入金額 | 貼現存入金額 |
當付款給廠商後須將進貨憑證的未付金額核沖所建立的付款憑證
應付沖帳新增
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟一 | 按下新增按鈕或按F5鍵 |
| 步驟二 | 輸入日期,付款人員,廠商代號 |
| 步驟三 | 輸入欲付款的日期區間 |
| 步驟四 | 按下載入單據 |
| 步驟五 | 輸入付款金額(現金,票據,匯款,….) |
| 步驟六 | 帳款核沖 |
| 步驟七 | 按下儲存按鈕或F8鍵 |
| 重點欄位說明 | |
|---|---|
| 欄位 | 說明 |
| 單據日期 | 預設為新增時的日期 |
| 付款單號 | 系統將自動產生 |
| 付款日期 | 付款的時間 |
| 廠商代號 | 詢價的廠商代號 |
| 付款人員 | 付款人員 |
| 日期區間 | 交易日期範圍 |
| 支付現金 | 本次支付的現金 |
| 匯款金額 | 本次支付的匯款 |
| 票據金額 | 本次支付的票據, 包含應收轉付票或應付票據 |
| 取用預付 | 之前預付的金額在本次付款取用消抵 |
對於公司銷售對象所願提供的價格先予告知, 可建立報價憑證, 並列印或傳真給銷售對象
客戶報價單新增
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟一 | 按下新增按鈕或按F5鍵 |
| 步驟二 | 輸入日期,報價客戶對象,生效終止有效期限 |
| 步驟三 | 輸入商品明細或調整數量 單價 |
| 步驟四 | 按下儲存按鈕或F8鍵 |
| 重點欄位說明 | |
|---|---|
| 欄位 | 說明 |
| 單據日期 | 預設為新增時的日期 |
| 單據編號 | 系統將自動產生 |
| 客戶代號 | 報價的客戶代號 |
| 取價條件 | 客戶建檔時所指定的取價依據, 在此可依當時該單的需求改變選項 |
| 稅別 | 單據的計稅方式如外加、內含、免稅、零稅率 |
| 品號條碼 | 單據所包含的商品項目,可輸入商品編號、國際條碼、第二代碼 |
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