進銷存良玉商用軟體-應收帳款與應收票據

當客戶銷貨單確定後,會產生應收帳款,一般交易條件下,客戶可能會以支票支付,

因此當收到支票後即表示該筆交易已完成付款程序.

因此在良玉商用系統的操作必須到應收帳款沖帳登錄收款資料

新增方法可參考前面的文章,此處我們針對應收票據處理作說明

當我們收到某客戶的支票時,進入應收帳款沖帳

當然首先新增,然後輸入客戶與交易日期區間後按載入單據

下方會出現該客戶未付款項單據及金額並自動計算出期間應付金額合計

應收帳款沖帳

至於票據金額如果未使用票據系統,則可直接輸入票據金額,

在此我們要與票據系統串連,因此交頁籤切換到支票明細,並輸入本次收到的支票內容,一般買賣業有可能會收到多筆支票,我們都可以在這個內容下輸入所有支票明細. 輸入後下方票據金額會自動加總.

應收票據批次輸入

票據輸入完成後,切換到單據明細頁籤下,並按下帳款沖銷,並且儲存.

帳款沖銷

存檔完成後,再次切換到支票明細頁籤.並按下聯結票據系統,此時畫面上的票據資料已被拋轉到應收票據資料.

聯結票據系統

我們可到應收票據系統查看票據資料.

應收票據資料維護

我們在票據資料內可以找到該票據號碼的支票內容,備註上也清楚的記載該票據的登錄來源.

應收票據資料

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進銷存良玉商用軟體-維修單據維護作業

對於資訊服務業或家電業等相關產業來說, 商品的故障是無法避免得狀況,因此我們從客戶來電叫修，便可開始進行完整的服務記錄，登記維修貨品項目及故障或問題原因，並與客戶約定到府日期及時間，當 維修貨品收件後，則判斷是否需再外送廠商處理，並記錄維修清況，維修完成後即登打維修明細及費用，並可將維修單轉至出貨單, 產生應收帳款。

以下簡單說明建檔步驟:

維修單據

維修單據

維修單據

步驟	內容
步驟一	按下新增按鈕或按F5鍵
步驟二	輸入維修品編號以及規格序號
步驟三	輸入叫修客戶相關資料及問題說明
步驟四	若需外送維修可登錄廠商資料及相關資料
步驟五	輸入維修明細包含零組件或工資
步驟六	可將單據維修明細直接拋轉成銷貨單

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進銷存良玉商用軟體-導入程序與注意事項

企業資訊化的成敗與關鍵, 首重於是否選擇了合適的軟體與企業流程與資料規畫.並非所有的公司都有相同的營運方式與規範.以傳統買賣業來說,系統的導入與資料建檔規劃有相當的關係,一個有程序的編碼原則,將會對整體系統有加分的效果.

例如客戶資料,我們都知道中文系統常常需要對客戶予以編碼,這是英文語系國家不同的地方, 因此不管商品資料,客戶資料,廠商資料,…我們都將以一個唯一的代碼來做識別.基於我們的經驗,建議編碼愈短愈好,但建議以數字為主,不得已再以英文字為 編碼, 因為若公司日後需要以盤點機等手持式設備輸入資料時,操作上將會更加方便,也可減少輸入的時間.

例如EAN13國際條碼的編碼原則為 國碼+公司代碼+商品識別碼+檢查碼

但內部或許不需如此冗長的編碼方式, 此例只在於說明商品的編碼最好有一訂的規範, 例如以商品的分類代碼+商品識別碼, 當我們看到該號碼時將很快的了解該貨品的類別與大概資料屬性. 客戶廠商編碼也是一樣但由於各公司的營業項目差異性, 因此可能需要的編碼方式不盡相同.有的以客廠分類加流水號, 有的以注音字碼, 有的以郵遞區號+流水號 ,有些直接以電話號碼,..諸多方式都是可行的,只要有規範, 以便於人員職務異動時容易上手即可.

良玉商用系統的新用戶可參考以下系統導入流程圖

導入程序

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銷貨單據中帳款日期的作用

通常在銷貨或者進貨時買賣雙方會因為日期接近月底或結帳日, 而希望交易的付款日期能夠延後或轉為下個月的應收付帳款

若要真實記錄實際出貨日又要將交易貨款延後時, 這時我們便可以使用帳款日期欄作為帳款請領基準日

在良玉商用系統中的進貨,進退,銷貨,銷退單中下方皆有此欄, 如下圖:

帳款日期

當我們指定帳款日期後, 在應收付款項中可選擇是否以帳款日期為基準,產生應收或應付帳款簡表以利對帳請款使用

印表時選擇以何種日期為基準條件

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