我們都知道條碼代表一個單品的身分識別,應當不可重複使用於多個商品項目,
但往往因為上游供應商對商品資料管理的認知有所不同,或不夠了解,而往往造成許多不可預知的錯誤,如商品條碼被重覆使用, 有些商品可能顏色多樣化或原條碼商品不再生產,而供應商卻將舊條碼沿用於新商品上,…..等等.
諸如此類不應發生在導入商用資訊系統的公司，但一旦發生了,該如何處理?
良玉商用整合管理系統為解決此惱人的問題, 特發展出非正規化資訊系統應有的特殊功能,重點在於協助企業解決以上該類問題.
條碼可重複建檔
當商品條碼唯一限制解除後,於輸入單據時遇到重覆條碼商品時,將開啟商品選擇視窗供打單人員選擇正確品項
相同條碼商品選擇畫面
該功能增加於良玉商用系統 3.0.8.5
因行業的不同,對專案的定義也不盡相同
以工程相關業務來說,可能專案就是工地,或工程標的
買賣業可能是某一營銷活動或主題
端看使用始如何去定義
新增的方式
專案資料新增
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟一 | 按下新增按鈕或按F5鍵 |
| 步驟二 | 輸入代號及名稱,客戶代號,起始終止日 |
| 步驟三 | 按下儲存按鈕或F8鍵 |
| 重點欄位說明 | |
|---|---|
| 欄位 | 說明 |
| 專案代號 | 自行定義編號，如01、02、03等等 |
| 專案名稱 | 專案的名稱 如某某施工工程，某某促銷活動…..。 |
| 客戶代號 | 專案隸屬於某客戶。 |
| 起始日期 | 專案生效日。 |
| 結束日期 | 專案失效日。 |
公司與客戶的往來除了已確定的交易憑證外, 通常會有一些口頭或非例行性的待辦事項或約會, 除了使用個人記事本外若需將資料也讓其他人可預知或協助提醒, 可使用良玉商用系統的待辦事項登錄, 在客戶基本資料管理中如下圖
客戶待辦事項登錄
一旦輸入資料後與系統每天登入所出現導覽畫面下方將出現待辦事項資料,
預設日期為今明兩天的待辦資料
系統提示
該功能版本為3.0.8.2 以後
在某些狀況下,公司須了解叫修或送修商品於何時出貨或進貨，我們可在維修單的商品序號後方看到銷貨紀錄檢視按鈕或下方銷售紀錄頁籤.
維修單據之商品序號與進出貨記錄
在查詢之前必先確認已輸入貨品序號,確認後選擇單別並按下查詢或交易對象按鈕,資料將會立即出現於下方並可雙擊滑鼠開啟該單據.
以商品序號查詢進出貨紀錄
以最快速的操作立即了解資料的關聯與正確性,以免輸入錯誤的貨品序號或建檔異常.
往往客戶方或廠商會有不只一個業務對象,此時在基本資料建置時會有一些困擾,因此良玉商用整合系統在版本3.0.8.1以後在客戶基本資料與廠商基本資料增加此功能.
使用簡述如下:
在原聯絡人後方有一更多聯絡人按鈕,當需要檢視或新增更多聯絡人時直接按下更多聯絡人
更多聯絡人
畫面將如下方,可輸入或檢視更多聯絡人資料,要關閉則按下隱藏即可
輸入或檢視更多聯絡人
通常多單位包裝商品建檔時,如包裝條碼與進出貨單據商品輸入一文一樣的建檔方式.
但往往會因為輸入時為單品,但要更改出貨單位為其他包裝方式,這時我們只需要再商品單位的地方按下滑鼠
商品單位選擇
若有在商品基本資料的包裝單位設定資料的情形下會出現如下方畫面,該畫面僅會出現目前所登錄的商品相關單位
商品相關單位
當確定以後將會自動將剛剛的商品帶回單據明細,單位與輸入的品號條碼都將更換為所選擇的包裝內容與包裝單價
商品單位調整
如此的處理方式,商品庫存保持在最正確的數量條件下,也可方便作單品的庫存管理.
一般商品在運送或銷售單位的考量,因此往往有內外或各式各樣的包裝方式,
以統一科學麵為例.
單包的商品條碼(4710088410191)我們將他建於商品基本檔,
包裝商品條碼(4710088410610)建於包裝單位,並輸入包裝數如下圖.
包裝條碼
當建檔完成後我們可先看一下現有庫存
現有庫存
接下來輸入進貨單,因廠商實際進貨為一組(五包入),此時輸入外包條碼,數量為外包數,如下假設僅進貨1組.
進貨單輸入
存檔完成後,我們可再切到商品資料檢視一下庫存,庫存數已自動轉換為小包裝5包
商品資料庫存
商品庫存除了正確性之外,往往在客戶詢問訂購時要以很快的速度立即告知可出貨數,這時便需有一個功能間單又精簡的速查介面,以方便告知客戶所詢問的商品庫存與可否立即出貨,良玉商用整合管理系統在3.0.7.7以後增加的商品庫存總覽查詢.
操作方式在進入商品基本資料畫面後於其他功能列的按鈕列中可找到
商品庫存總覽
按下後將會出現如下查詢畫面,資料可依下拉選擇查詢欄位,並以分倉資料所設定的各分倉依序列出庫存數與總庫存數.
各倉庫存總覽
當您已進入系統後,表示您已知道測試的帳號以及密碼了,常有人會詢問我們,要如何更改登入的帳號以及密碼?
其實帳號就是員工代號, 密碼欄在該員工資料内的登錄密碼欄
唯需注意的是在新增員工資料未確認時請勿將001的試用代號刪除,再則在新增員工時,層級代號必須選擇指定一個層級,至於員工資料可無限制筆數輸入,因此您可為您所有需要操作本系統的人員建立檔案,當資料建檔後,於下次登入系統時即可使用該設立的員工代號及密碼登入系統.
更改登入帳號及密碼
當客戶銷貨單確定後,會產生應收帳款,一般交易條件下,客戶可能會以支票支付,
因此當收到支票後即表示該筆交易已完成付款程序.
因此在良玉商用系統的操作必須到應收帳款沖帳登錄收款資料
新增方法可參考前面的文章,此處我們針對應收票據處理作說明
當我們收到某客戶的支票時,進入應收帳款沖帳
當然首先新增,然後輸入客戶與交易日期區間後按載入單據
下方會出現該客戶未付款項單據及金額並自動計算出期間應付金額合計
應收帳款沖帳
至於票據金額如果未使用票據系統,則可直接輸入票據金額,
在此我們要與票據系統串連,因此交頁籤切換到支票明細,並輸入本次收到的支票內容,一般買賣業有可能會收到多筆支票,我們都可以在這個內容下輸入所有支票明細. 輸入後下方票據金額會自動加總.
應收票據批次輸入
票據輸入完成後,切換到單據明細頁籤下,並按下帳款沖銷,並且儲存.
帳款沖銷
存檔完成後,再次切換到支票明細頁籤.並按下聯結票據系統,此時畫面上的票據資料已被拋轉到應收票據資料.
聯結票據系統
我們可到應收票據系統查看票據資料.
應收票據資料維護
我們在票據資料內可以找到該票據號碼的支票內容,備註上也清楚的記載該票據的登錄來源.
應收票據資料
對於資訊服務業或家電業等相關產業來說, 商品的故障是無法避免得狀況,因此我們從客戶來電叫修，便可開始進行完整的服務記錄，登記維修貨品項目及故障或問題原因，並與客戶約定到府日期及時間，當 維修貨品收件後，則判斷是否需再外送廠商處理，並記錄維修清況，維修完成後即登打維修明細及費用，並可將維修單轉至出貨單, 產生應收帳款。
以下簡單說明建檔步驟:
維修單據
維修單據
維修單據
| 步驟 | 內容 |
|---|---|
| 步驟一 | 按下新增按鈕或按F5鍵 |
| 步驟二 | 輸入維修品編號以及規格序號 |
| 步驟三 | 輸入叫修客戶相關資料及問題說明 |
| 步驟四 | 若需外送維修可登錄廠商資料及相關資料 |
| 步驟五 | 輸入維修明細包含零組件或工資 |
| 步驟六 | 可將單據維修明細直接拋轉成銷貨單 |
企業資訊化的成敗與關鍵, 首重於是否選擇了合適的軟體與企業流程與資料規畫.並非所有的公司都有相同的營運方式與規範.以傳統買賣業來說,系統的導入與資料建檔規劃有相當的關係,一個有程序的編碼原則,將會對整體系統有加分的效果.
例如客戶資料,我們都知道中文系統常常需要對客戶予以編碼,這是英文語系國家不同的地方, 因此不管商品資料,客戶資料,廠商資料,…我們都將以一個唯一的代碼來做識別.基於我們的經驗,建議編碼愈短愈好,但建議以數字為主,不得已再以英文字為 編碼, 因為若公司日後需要以盤點機等手持式設備輸入資料時,操作上將會更加方便,也可減少輸入的時間.
例如EAN13國際條碼的編碼原則為 國碼+公司代碼+商品識別碼+檢查碼
但內部或許不需如此冗長的編碼方式, 此例只在於說明商品的編碼最好有一訂的規範, 例如以商品的分類代碼+商品識別碼, 當我們看到該號碼時將很快的了解該貨品的類別與大概資料屬性. 客戶廠商編碼也是一樣但由於各公司的營業項目差異性, 因此可能需要的編碼方式不盡相同.有的以客廠分類加流水號, 有的以注音字碼, 有的以郵遞區號+流水號 ,有些直接以電話號碼,..諸多方式都是可行的,只要有規範, 以便於人員職務異動時容易上手即可.
良玉商用系統的新用戶可參考以下系統導入流程圖
導入程序
通常在銷貨或者進貨時買賣雙方會因為日期接近月底或結帳日, 而希望交易的付款日期能夠延後或轉為下個月的應收付帳款
若要真實記錄實際出貨日又要將交易貨款延後時, 這時我們便可以使用帳款日期欄作為帳款請領基準日
在良玉商用系統中的進貨,進退,銷貨,銷退單中下方皆有此欄, 如下圖:
帳款日期
當我們指定帳款日期後, 在應收付款項中可選擇是否以帳款日期為基準,產生應收或應付帳款簡表以利對帳請款使用
印表時選擇以何種日期為基準條件
當需要自行生產或組裝商品時, 小規模企業可能不需要導入ERP Flow 流程,
基於成本與人力考量下, 可能需要更簡便與快速的建檔與庫存管理
一. 首先進入商品資料將原物料與成品先行建檔作業.
二. 在成品檔的產品組合頁籤設定所需物料的需求量及採購比
所謂需求量即生產一個成品所需之耗用數量
採購比一般都為1 但以下像外包盒可能10支筆僅耗用一個所以如以下設定為10
產品組合加工的程序與步驟
三. 進入生管系統之組合加工單
生管系統之組合加工單
四. 按下新增輸入建檔人員及成品需求如以下欲生產1000支筆時輸入後再按下需求展開,下方物料需求會自動算出各物料的單位需求量,而實際耗用為當生產時實際所使用之數量,完成後存檔列印.
生產組合加工新增
生產組合加工列印
如此不需要冗長的生產流程控管, 適用於規模不大的中小企業, 一樣能有效的掌控庫存需與生產程序
有時當公司銷售的商品可能會因市場需求而做局部包裝或小量化商品銷售時可能會遇到這類問題, 當進貨商品可能無法直接銷售, 需重新包裝才能銷售給客戶. 如以下例子:
進貨單位為22公斤為一袋的中筋麵粉 但銷售時可能需包裝成2公斤裝或600公克裝的小包裝為銷售單位
處理步驟:
一. 每樣商品一樣需先建檔於商品基本資料中, 以此例共需建檔3筆商品資料.
二. 建檔完成後修改大包裝22公斤裝的商品資料,並於拆解比例頁籤中設定分裝比例如下圖
大單位比例:可為容量或百分比 22公斤或22000公克
小單位比例:2公斤或2000公克, 0.6kg 或600公克
拆解商品設定
三. 當需進行分裝加工時直接進入系統
主選單->生管系統->拆解加工
拆解加工
四. 進入系統後如以下畫面執行各步驟
步驟一: 按下新增
步驟二: 指定人員
步驟三: 指定耗用商品及數量(大包裝單位)
步驟四: 產出商品數量 (小包裝單位), 若無產出直接輸入0即可
拆解加工單新增流程
五. 存檔後列印加工報表如下圖
商品庫存也會有所異動, 大單位庫存會減少耗用量,小單位庫存則增加產出量
拆解加工單列印
以往一般的系統再許多警告功能上多半會以訊息對話視窗對使用者提出警告! 但也只能針對目前當筆資料或正在建檔時的時間點提出警告或訊息的告知.
我們知道當一張單據在建檔時, 面對的商品項目不可能只限於一筆資料, 這時要如何讓使用者對於目前所看到的單據所有商品,一目了然, 立即警覺到異常或需特別注意的資料項目,有鑑於此,我們延續了豐田式生產管理的視覺控管，使問題無從隱藏
在客戶訂單, 報價, 銷貨單加上顏色辨別功能 如下圖
顏色警告
以便建檔人員無論在建檔時,或後續的主管查閱該單時能夠更人性化直覺化的了解問題
這也是我們所努力的方向.
在許多狀況下,可能會因為業務上的需求而有不同的列印格式與樣式
在多變的系統需求下,我們允許使用者自行調整報表樣式
以銷貨單為例
首先一如往常進入印表格式選擇
報表列印選擇
接著在預覽畫面中, 按下報表編輯
報表編輯
接著進入編輯畫面 您可試試拖曳報表抬頭物件
報表編輯
接著切到preview預覽畫面
報表預覽
編輯完成後可先測試列印 File->Print 若要存成自行定義的格式檔
選擇主選單 File -> Save As (另存檔案)
另存新檔
檔案的存放路徑 C:\EasyErp\rtm\modify\{報表檔名}
以銷貨單中一刀格式為36-001 路徑為C:\EasyErp\rtm\modify\36-001.rtm
報表存檔
存檔後確認離開, 再重新列印後就是您自己的報表格式,
若需要重新設計,只需將 c:\EasyErp\rtm\modify\ 內方才的檔案刪除即可
立刻下載